ChatGPT för HR - 5 praktiska tips för att optimera din arbetsdag!

I den här bloggen har jag pratat om vikten av en bra kandidatupplevelse och att de flesta företag för närvarande inte får det helt rätt. Detta är särskilt viktigt att notera eftersom varje kandidat antingen kan predika för eller smutskasta ditt varumärke. Därför är det ytterst viktigt att förbättra kandidatupplevelsen och skapa framtida ambassadörer för ditt varumärke.

I den här bloggen kommer jag att ge dig några lösningar på hur du kan förbättra din kandidatupplevelse och lösa eventuella problem; att hitta eller attrahera rätt personer och ge dem den bästa upplevelsen av ditt varumärke.

Fixa grunderna

Så hur förbättrar du din kandidatupplevelse, undviker kandidatreaktioner och blir en bättre arbetsgivare totalt sett? Först, låt oss titta på grunderna och börja med rekryteringsprofilen. Rekryteringsprofilen är, i dagens företag, kanske ett av de mest återvunna dokumenten. Inte bara layoutmässigt utan ofta även textmässigt. Nu behöver detta i och för sig inte vara en dålig sak, men försök och var specifik i vad du söker och undvik generella egenskaper som vi förväntar oss att alla fungerande människor ska ha. Kom ihåg att rekryteringsprofilen inte bara är viktig för att hitta rätt person, utan det är också en profil som du bör basera din kommunikation på (mer om det senare).

I din rekryteringsprofil bör du vara brutalt ärlig i vad du behöver och mycket specifik i vad du letar efter, så slå inte runt. Först då kan du hitta rätt kandidat och kan rätt kandidat hitta dig. Dessutom har detta fördelen att du alltid kan öppna upp din räckvidd senare om du inte kan hitta rätt kandidat initialt (lita på oss, detta är bättre än en allmän profil som lockar 50+ kandidater dagligen).

En annan poäng här är att du kanske inser att du behöver något annat än de kandidater du har sett för att passa profilen hittills. Var då inte rädd för att ändra det och behåll profilen som bas för rekryteringen.

Sist men inte minst, om du vill attrahera nya talanger, låt då andra granska profilen också. Deras insikter och kritik kan vara avgörande för något nytt och revolutionerande. Detta gäller särskilt om du behöver ersätta en avgående medarbetare med en nyanställd. I så fall vill du kanske inte ha mer av samma sak, utan något nytt och förvandlande.

Kommunikation

För det andra, låt oss prata kommunikation. Äktenskapsrådgivare, säljare, min mamma och pappa, nästan alla tror att nyckeln till en bra relation är tydlig kommunikation. Kommunikation inom rekrytering sker ofta i tre former:

1. Digital kommunikation (e-post)
2. Telefon- och videosamtal
3. Intervjuer och personliga möten

Där finns två saker som är mycket viktiga: hastighet och tydlighet. Som den här bloggen visar tror de flesta kandidater att deras erfarenhet skulle ha varit bättre om kommunikationen (från arbetsgivaren) hade varit bättre. Detta inkluderar att svara och ge uppdateringar när det inte finns något att ge en uppdatering om, till exempel; när du väntar på feedback. Försök att hålla kandidaten uppdaterad med den kunskap du har fram till den punkten även om det knappt är mer än du informerade dem om förra gången.

Ett sätt att göra det kan vara automatiskt utlösta meddelanden som skickas till kandidaten när något händer med statusen för hans eller hennes ansökan. Anledningen är enkel; kandidaten känner sig delaktig och hörd. De känner att de är en del av relationen och processen. Så var snabb och var tydlig. Det är vad kandidaterna längtar efter.

Hur du utformar din kommunikation beror på tre faktorer:

1. rekryteringsprofilen (du kanske tilltalar en VP of engineering annorlunda än en praktikant)
2. kommunikationsformen (e-post, telefonsamtal eller möten ansikte mot ansikte)
3. hur långt kandidaten är i processen (du kan avvisa någon i början med ett e-postmeddelande, i slutskedet är inget mindre än ett telefonsamtal acceptabelt)

När du är i kontakt med kandidater, visa alltid apati och förståelse för din situation. Varje kandidat har spenderat minst tre till fyra timmar på sin ansökan och de är mycket investerade i ditt företag. Så försök att placera dig i deras situation och behandla dem med omsorg och gästfrihet. Förstå att du inte bara har att göra med dem, utan också med deras privatliv, preferenser, värderingar, hela deras situation. Det kan vara så att en kandidat haft en jobbig dag och därför lätt blir frustrerad, så var beredd på att visa förståelse på en professionell nivå. Försök att knyta an också vid sidan av jobbrollen och skapa ett band med kandidaten. Små saker kan vara vädret, helgdagar eller andra evenemang av det slaget. Försök att undvika religion, politik och sociala frågor eftersom du aldrig vet vad deras inställning eller bakgrund är till det. I den meningen måste du förbli professionell och utan partiskhet.

Detta visar redan att det är väldigt svårt att få in en "one-size-fits-all"-lösning och det är dit vi vill komma. Detta kommer inte att vara en lätt och enkel lösning, men det finns lösningar som för oss till vår tredje punkt: personlig standardisering.

Personlig standardisering

I meddelandevärlden finns det huvudsakligen två sätt att skicka meddelanden, antingen personliga eller standardiserade. Båda har sina fördelar och nackdelar. Personliga meddelanden kommer att skapa ett bättre band men det tar tid och standardiserade meddelanden är lättare att utföra på massa, men det ger ett mindre starkt band. Därför skulle jag hävda att ta det bästa från båda världarna.

Vissa (delar av) meddelanden förblir alltid desamma "Tack för din ansökan", "Vi ser fram emot att höra från dig", "Vi kontaktar dig på grund av din erfarenhet på XYZ" etcetera. Så använd gärna standardiserade meddelanden, men använd alltid en liten personlig twist i dem så att kandidaten känner att du försöker skapa ett bättre band med dem och att du inte bara kopierar och klistrar in varje meddelande till varje kandidat. Det kan vara småprat om sin ansökan, något specifikt de skrivit i sitt brev eller CV, eller något helt orelaterade, kom bara ihåg: det måste vara lättillgängligt för kandidaten och politiskt korrekt. Semester är en personlig favorit för mig, men försök ta reda på vad som fungerar för dig.

Om du hittar något som fungerar, håll dig till det, även om det blir repetitivt för dig, för det som är repetitivt för dig är inte repetitivt för varje ny kandidat du kommer i kontakt med.

Högre integration och prioritering av rekrytering

För de flesta rekryteringschefer är rekrytering ett nödvändigt medel för att uppnå ett mål. De behöver någon till sitt team och därför måste de gå igenom (den mestadels oönskade) rekryteringsprocessen. Den attityden måste förändras.

Rekrytering behöver vara en löpande del av en rekryteringschefs arbete även om det inte finns någon akut tjänst att tillsätta just nu. På Google är varje anställd skyldig att spendera 20 % av sin tid på att anställa (läs mer om vad vi kan lära oss av Google här) och det borde även dina anställningschefer. Bara på det sättet kan du hitta den talang du behöver. Veckovisa rekryteringsmöten behöver upprättas där lediga platser, kandidater och feedback diskuteras.

Direkta feedbackprocesser måste skapas där feedbacken inte går via en rekryterare utan kommer från rekryteraren eller granskningsexperten själva. Detta kräver viss träning och övning, men ger bättre tillfredsställelse eftersom kandidaten får direkt feedback från experterna och kan ställa frågor direkt till dem. Detta tar tid av din HR-anställdes händer som de sedan kan använda för att hitta bättre kandidater och ta hand om deras behov.

Att involvera teamet kommer också att skapa en bättre förståelse för de kamper som följer med rekrytering och gör teamet också mer förstående om vissa rekryteringar tar längre tid än förväntat. Denna integration och prioritering av rekrytering i din organisation kommer i slutändan att påverka hastigheten med vilken du kommunicerar med dina kandidater, och det är i slutändan det bästa man kan förbättra enligt kandidaterna själva.

Sammanfattningsvis

Kandidaterfarenhet är svår att förbättra, men nödvändig. Det är en viktig aspekt av ditt arbetsgivarvarumärke och kräver noggrann planering och förändring. De viktigaste punkterna du bör fokusera på är:

1. upprätta en exakt rekryteringsprofil;
2. tydlig och snabb kommunikation;
3. personliga standardiserade meddelanden, och;
4. en högre integration och prioritering av rekrytering.

Om du behöver hjälp med någon av dessa aspekter eller om du behöver att vi tar av dig hela processen? Kontakta oss och se vad vi kan göra för dig!

‍

Vill du veta hur den nya ChatGPT-4 kan revolutionera HR-arbetet?

I veckan så skrev vår kollega ett inspirerande inlägg för HR-svepet där han belyste användningsområdena för den nya AI-teknologin. Från vad vi hört var den väl uppskattad och där vi fått flera frågor om hur vi använder AI i vårt arbete. Svaret är varje dag. Dessutom kommer vi ha flera workshops för företag i höst där vi delar med oss av strategier och arbetssätt för att komma igång med AI på deras arbetsplats. Vill ditt företag komma igång med Chatgpt men vet inte hur? Kontakta oss så kan vi berätta om upplägg och hur vi kan anpassa innehållet utefter er arbetsplats

Läs vår senaste artikel skriven för HR-Svepet där vi utforskar tre områden där HR kan dra nytta av denna banbrytande teknologi.

Läs allt om detta i artikeln, den hittar ni här.
Vill du även ha mer inspiration på hur du kan använda ChatGPT4? Läs artikeln där du får fem tips på hur du kan använda Chatgpt i din vardag.

‍

Vi är ett tillväxtföretag – ett bevis på att vi bygger ett hållbart bolag

Vad betyder detta?
Att bygga ett bolag som växer hållbart, skapar värde för sina kunder och samtidigt tar nya marknadsandelar är ingen självklarhet. Det kräver engagemang, mod och en tydlig vision. Därför är vi stolta över utmärkelsen som Nordiskt Tillväxtföretag 2025! Certifikatet utfärdas av UC och baseras på föregående års bokslut och analyserar tillväxt, lönsamhet, soliditet och antal anställda. Det delas ut till företag som är stabila, framgångsrika och som aktivt tar nya marknadsandelar. För oss är detta ett kvitto på att vårt sätt att arbeta inte bara fungerar – det gör skillnad.

Varför är detta viktigt för oss på Peops?
Som HR-konsulter vet vi att hållbar tillväxt inte bara handlar om siffror – det handlar om människor. För oss är den här utmärkelsen mer än en ekonomisk prestation; den är ett bevis på att vår modell fungerar. Att vi kan skapa affärsvärde genom att hjälpa företag att bygga starka, välmående och kreativa arbetsplatser.

Vägen hit – en resa av mod och engagemang
Peops startades med en vision om att utmana traditionella HR-strukturer och erbjuda skräddarsydda, flexibla lösningar. Det har inneburit att vi vågat tänka annorlunda, anpassa oss efter marknaden och hela tiden utveckla våra erbjudanden. Att vi nu kvalificerar oss som ett av Sveriges tillväxtföretag visar att vi är på rätt väg – och att behovet av moderna HR-lösningar är större än någonsin.

Detta är bara början
Vi ser detta certifikat som en milstolpe, men också som en inspiration att fortsätta framåt. Vi har byggt Peops på mod, innovation och en passion för människor – och vi är bara i början av vår resa. Stort tack till vårt fantastiska team, våra kunder och samarbetspartners som är en del av denna framgång.

Vi ser fram emot att fortsätta växa, skapa värde och förändra arbetslivet – tillsammans.